2009年09月19日

2009年09月19日の情報ページです。
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10年後も通用する文章術(1) 「駄目でない」文章を書くための9カ条:ITpro
http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/Watcher/20090203/324140/

文章を見ると思わず言ってしまうこと
(1)主張を書いて!
(2)理由を書いて!
(3)(構造化の)階層をそろえて書いて!
(4)概要と詳細に分けて書いて!
(5)一言で表現して!
(6)抽象的な表現でなく,具体的に言って!
(7)省略をしないで書いて!
(8)事実と意見は分けて書いて!
(9)論点を明確にして!

(1)主張を書いて!

 他人を説得するにはまず,主張がないといけません。「何をするのか,したいのか」をハッキリと明確に書きましょう。

(2)理由を書いて!

 主張に説得力がないのは,理由が弱いからです。

「なぜ,それがよいのか」
「それがよいといえる背景」
「問題はなぜ,起こっているのか」

 このように「なに」「なぜ」に対応できる理由を書くことが欠かせません。

(3)(構造化の)階層をそろえて書いて!

 文章は構造を持ちます。たとえば「原因と結果」「問題と背景」「理由と主張」などは,それぞれ関係があります。

 そして,文書構造の要素には,グループや階層(レイヤー)があり,これがそろっている必要があります。原因がない結果,結果だけで原因がないような構造はバランスが非常に悪いものになります。

(4)概要と詳細に分けて書いて!

 いきなりテーマに関する中身を詳細に書いてある文章が出てくると,読み手は短時間で全体を理解することができません。

 まず概要を書いて,内容を大まかに理解をさせてから詳細な説明に進むような工夫が必要です。

(5)一言で表現して!

 時間がないときに長い文章を読まなければならなくなると,その人は不機嫌になります。一言で書くことはとても重要です。

(6)抽象的な表現でなく,具体的に言って!

 説明が抽象的でイメージがわかない文書は分かりにくくなります。分かりやすく具体的に書くことが必要です。

(7)省略をしないで書いて!

 ここでの省略とは論理学上の言葉で,「自分が知っていることを書かない」ことをいいます。

 自分がよく知っていることを他人がよく知っているとは限りません。相手の持つ知識量や前提経験に照らし合わせて,「省略する,しない」を判断することが重要です。

(8)事実と意見は分けて書いて!

 事実と意見を一緒に書かれると,どう判断してよいか困ります。

「3丁目で事故があった。人が大けがをした。渋滞で救急車の到着が遅れてしまい,意識不明のようです」

 こう書かれると,どこが事実で,どこが推測か,うわさかが分かりません。事実は事実,意見(推論や推量)は意見として書くことが必要です。

(9)論点を明確にして!

 テーマがぼやけると相手は理解ができません。何をするための文章なのかテーマを絞りましょう。







よい文章を書くための6力
(1)確実に伝える~論点絞り力
(2)納得させる~論理的記述力
(3)一目で認知させる~構造化力
(4)理解しやすくする~平易表現力
(5)正確に伝える~正確表現力
(6)少ない文章量で伝える~短文表現力

基本的にこの6力を体得すれば日常業務で文章に困ることはなくなると思います。

文章を書くとき参考にしています。身につくレベルにはまだほど遠いですが・・・

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